Kui palju kulub teie ettevõttes tooteinfoga tegelemisele?

Vahel luuakse tooteinfo korrastamiseks ettevõttesse koguni eraldi töökoht, kuigi tegelikult on lahendus lihtsam – korrastatud tooteinfo äritarkvara (Product Information Management ehk PIM) koondab enda alla kõik tooteinfo loomise ja haldamisega seotud tegevused.

„Ühe ja sama toote kohta on ettevõttes harilikult väga palju erinevat infot: müügiosakonna jaoks on olulised hinnad ja tarneajad, tootearendus kogub tehnilist infot, turunduse jaoks on tähtsad pildid ja tootetutvustus, raamatupidamise jaoks hind, kogus ja tootekood jne. Reeglina on see informatsioon laiali erinevates rakendustes, andmebaasides ja Exceli failides. Kas poleks mõttekam koguda kõik see informatsioon kokku ühte kohta, kust igaüks saab kiirelt ja mugavalt võtta välja parasjagu vajaliku teabe või seda vajadusel muuta nii, et ka kõik teised selle muudatusega kursis oleksid? Sageli ettevõtjad lihtsalt ei teadvusta, et killustatud tooteinfo kulutab liialt nende töötajate kallist tööaega ja langetab klienditeeninduse kvaliteeti,” selgitab e-kaubanduse lahenduste pakkuja Finestmedia e-kaubanduse valdkonnajuht Taivo Sarapik.

Finestmedia võtmekliendihaldur Sulev Kraam tõdeb, et suurematel organisatsioonidel on enamasti küll kasutusel mingil kujul infobaas, kuid põhjalikumal uurimisel – kes seda täidab, kuidas täidetakse, kas tehakse topelttööd – ilmnevad teinekord päris kurvad tulemused. „Organisatsioon peab tegutsema efektiivselt, kasutama ära võimalusi töö lihtsustamiseks, integreerima erinevaid lahendusi ja koondama tooteinfot. E-kaubandus ei tähenda internetti poe rajamist, vaid kõigepealt tuleb üles ehitada veebikaubandust toetav organisatsioon.”

Lihtsustatult võib öelda, et maailmas on kahte tüüpi infosüsteemide tarnijaid – esimesed pakuvad tarkvaralahendusi, mis pakuvad lahendusi kõigi ettevõtte vajaduste rahuldamiseks alates raamatupidamisest ja tootmisest kuni e-poe ning makselahendusteni ühes massiivses süsteemis. Sellise lähenemise plussiks on, et ettevõttel on kõik vajadused korraga kaetud, kuid miinuseks on tarkvara jäikus ning versioonivahetuse kallis hind. Tagajärjeks on, et organisatsioonid muutuvad küll ühelt poolt väga efektiivseks, kuid maksavad suurt lõivu tänapäeva kiirelt muutuvas maailmas nii olulises asjas nagu paindlikkuses.

Teine äärmus on lahendada kõik probleemid erinevate spetsiaalsete moodulite ja väikeste süsteemide abil vastavalt hetkeolukorra vajadustele, sest siis saab ettevõte kiirelt ja paindlikult muuta suunda ning viia ellu uusi mõtteid. Finestmedia asetseb nende kahe koolkonna keskel, sest kumbki äärmus ei ole mõistlik. „Leiame, et osa ärifunktsioone on mõistlik lahendada tervikuna koos, ja osa ärifunktsioone, nagu tooteinfo haldus, on mõistlik realiseerida eraldi ning seejärel integreerida ülejäänud funktsioone toetavate lahendustega,“ selgitab Kraam.

E-kaubandus ei tähenda lihtsalt veebipoe loomist. E-kaubandusega tegelema hakkamine nõuab kogu ettevõtte mõttemaailma muutust. „E-poe platvorm üksinda ei loo ärilist väärtust. Oluline on info haldamine ja õige presenteerimine, sest see toob kaasa tarbija usalduse. Veebist ostes jäävad paratamatult inimestel (veel) kasutamata mitmed meeled nagu haistmine ja katsumine. Seega tuleb toode teha arusaadavaks teisiti ja kompenseerida neid piiranguid, mis veebipoes paratamatult on. Seda saabki teha veelgi parema ja täpse tooteinfoga. See on aga suur ja põhjalik töö,” ütleb Sarapik.

Kraami sõnul püütakse tooteinfo korrastamist enamasti korraldada kas ERP majandustarkvaras või veebipoe tagatoas, kuid need töövahendid pole selle ülesande jaoks loodud. „Kasutajajuhendeid ja Youtube’i videoid on ERP-is kallis ja kohmakas hallata ning veebipoe puhul kipub lisatud info jääma ainult veebipoodi, eraldi turundusosakonna andmebaasist ning ettevõtte tavapoest. Ideaalne oleks, kui tootekataloogid, poodide ekraanid, veebipoe andmed toodete kohta ja reklaammaterjalid oleks ühises infoväljas. Iga toote- või kampaaniainfo muudatus peaks olema kättesaadav kõikidele ettevõtte ärifunktsioonidele samaaegselt.”

Selleks ongi loodud PIM – ühine nii sissetuleva kui ka väljamineva tooteinfo korrastamise töövahend tootejuhtide, müügiinimeste, tooteinfo rikastajate, tõlkide, turundustöötajate, e-poe haldurite ja fotograafide jaoks. Lahendus töötab lisaks kaubandusele väga hästi ka tootjate puhul, kus programmi sisestatakse näiteks kogu informatsioon mõne toote kohta alates retseptist ja koostisosade kirjeldusest kuni kalorisuseni. Kui vahetuma peaks üks koostisosa, toimub muudatus ja retseptide ümberarvutus automaatselt kõikjal.

„Kui teie ettevõttes hoitakse toodetega seotud informatsiooni eraldi programmides ja iga töötaja käsitleb seda veel eraldi oma Excelis, siis PIM võiks olla lahendus kulude ja aja kokkuhoiuks. See on tõhus vahend neile organisatsioonidele, kus ühe tootega tegeleb mitu inimest – keegi loob kirjelduse, teine lisab juhised, kolmas pilte ning neljas tarnija tagasisidet. E-posti ja jagatud kataloogide ning failide kasutamine selliseks infovahetuseks on ebaefektiivne, sest nii kipub tekkima info üleküllus ja konfliktsus ning seetõttu hakkab langema kiirus, paindlikkus ja kvaliteet,” selgitab Kraam. „Tänapäeva äri aga baseerub suuresti just nendel.”

PIM teeb ka veebipoe loomise ja hilisema administreerimise palju soodsamaks, sest tooteinfo tekkimise, rikastamise ja haldamise protsessi selge defineerimine aitab kõigil organisatsiooni liikmetel pakutavaid tooteid paremini mõista. Võit tulebki sellest, et tooteinfo on läbi analüüsitud ja PIM-s vastavalt kajastatud. Tulemuseks on selge tootekaart ning on teada, mis info on olemas ja mis keeltes, kui palju on iseloomustavaid pilte, kuidas otsingus toodet leida saab jne. Kehvad üllatused jäävad olemata. Mida selgem ja läbipaistvam on inimeste vaheline info jagamine, seda parem on kogu ettevõtte osutatavate teenuste kvaliteet. Ja see on klientide poolt vaadatuna kõige olulisem hinnatav kriteerium. Mõelge ise kliendina, kas oleksite nõus ostma jalgratast veebipoest pelgalt pisikese uduse pildi ja hinnainfo järgi või eelistaksite e-poodi, kus sellest on 10 kvaliteetset pilti, palju lisainfot (kaal, mõõtmed, detailne ülevaade komponentidest), mudeliga sobivate lisatoodete valik ning teiste ostjate tagasiside?

„PIM võimaldab parandada tooteinfot, aitab kokku hoida kulusid, suurendada müüki, abistada sortimendi muudatuste juures ning võimaldab lihtsa vaevaga muuta turunduskanaleid,” loetleb Sarapik. „Andmed peavad olema korras, lihtsalt leitavad ja kasutatavad. Kes suudab oma kaupa paremini presenteerida, see ka müüb paremini!”