Grossi Toidukaubad: tööajaarvestus muutus kordi lihtsamaks

Loe intervjuud OG Elektra personalijuhi Toivo Murakaga, kes selgitab, miks nad otsustasid antud tarkvara kasutusele võtta.

Kust kuulsite Begini tarkvaralahendusest? Tegelikult pakkusid nad seda mulle ise. Kuulasin müügiinimese ära ning hakkasime mõtlema, et miks mitte proovida lihtsamat ja läbipaistvamat süsteemi. Pikemat aega oleme otsinud lahendust, mis muudaks kiiremaks ja efektiivsemaks meie tänast töögraafikute koostamist ning süsteemi, mis korjaks paralleelselt kokku iga Grossi toidupoe reaalselt töötatud tunnid. Begin tarkvara hakkab teenindama meie 61 kauplust, millest 55 registreerib töötunde biomeetrilise seadme ning kuus poodi helistamisega. Kokku puudutab muudatus ca 1300 töötajat.

Kas oli ka kõhklusi uue lahenduse kasutusele võtmisel? Uute lahenduste puhul on alati kõhklusi – kas asi töötab ikka nii nagu lubatud, kuidas töötajad selle omaks võtavad, kas investeering on meile ikka kasulik. Hetkel oleme Begini osaliselt juurutanud oma tootmises ning ühes kaupluses ja ajapikku planeerime etappide kaupa kõik kauplused ühtse süsteemi alla viia.

Kuidas siis töötajad uue lahenduse omaks võtsid? Alguses olid nad ikka suhteliselt skeptilised ning andsid tagasisidet, et sõrmejäljeloendur ei tööta hästi. Tänaseks on töötajad saanud kenasti süsteemi selgeks, kuidas täpselt biomeetrilist seadet kasutada. Inimestele, kelle sõrmejäljed on väga kulunud või kes ei saa mingil muul põhjusel biomeetrilist seadet kasutada, oleme võimaldanud tööaja registreerimise koodi abil.

Kas teile töötati välja ka mõni erilahendus, milline? Jah, töötati. Alguses pakuti meile programmi, mis ei ühtinud meie vajadustega. See oli liiga üldine. Tänaseks on aga Begin arendanud ekstra meie jaoks mitmeid erilahendusi, mis tõesti aitab meid meie töös. Võtsime kasutusele töögraafiku koostamise lahenduse ning lisaks registreerime töötajate reaalsed tunnid kas biomeetrilise seadme või helistamisega. Kasutusele tuleb ka kinnitamise moodul, kus igal üksuse juhil on võimalik eraldi kinnitada tööajakava ning reaalsed tunnid, millele annab lõpliku kinnituse piirkonnajuht. Pärast piirkonnajuhi kinnitamist on kõik töötunnid lukustatud ning üksuste juhid neid enam muuta ei saa: lõplikud reaalsed töötunnid koos üle-, ala-, öö-, riigipüha- ja nädalavahetusetundide arvestusega eksporditakse Begin tarkvarast edasi palgaarvestus tarkvarasse Eeva.

Mida on Begini kasutamine teie ettevõttele juba andnud? Kasutame praegu puhtalt tööaja algust ja lõpu registreerimist, mis annab juhile selge ülevaate, millal on keegi tööle tulnud või sealt lahkunud. Kuigi oleme täna juba kindlad, et need andmed on tõesti reaalsed, kasutama hetkel veel kontrolli mõttes paralleelselt ka vana süsteemi. Iga inimese liikumisest jääb süsteemi märk maha ning tööajaarvestus on läinud oluliselt täpsemaks, läbipaistvamaks ja operatiivsemaks.

Milliseid tulemusi loodate? Kaovad inimlikud eksimused graafikuid tehes ning kogu ettevõte ühele süsteemile üleminek muudab juhtide ja raamatupidajate jaoks kogu tööajaarvestuse kergemini hallatavamaks. Paranema peab kogu töötundide arvestamise protsess ehk töögraafikute kinnitamine ning nende jõudmine personaliosakonda. Uus süsteem peab välistama juhused, kus poodide juhatajatele esitavad töötajad kas tahtlikult või kogemata töötunde, mida reaalselt tehtud ei ole. Teistpidi on ka töötajatel kindlustunne, et kõik tehtud töötunnid lähevad kirja ja saavad makstud.Rahalisi tulemustest on vara rääkida, aga oleme arvutanud, et isegi ühe inimese igapäevane 10-minuline hilinemine tekitab aasta lõikes ettevõtte jaoks tuntava kao. Samas ei ole Begin tarkvara kasutuselevõtu primaarne eesmärk rahaline kokkuhoid vaid andmete operatiivne ja täpne esitamine ning kiire töötlus.

Milliseid võimalusi pakub Begin tarkvara kaubandusettevõtetele?

Begin on tarkvara, mis kogub kokku tunnilehed, koostab töögraafikud ja kiirendab palgaarvestamist. Selleks on vastavalt ettevõtte iseloomule mitu erinevat võimalust. Esiteks on võimalik helistada mobiililt või lauatelefonilt tasuta lühinumbrile, mille abil positsioneeritakse töötaja asukoht kellaajaliselt. Teine võimalus on kasutada nutitelefoni rakendust, kus on lisaks asukoha ja kellaaja registreerimisele veel teisigi funktsioone nagu tööliikide sisetamine, kulumaterjalide lisamine.

Kolmas võimalus on paigaldada internetipõhine biomeetriline seade, mis töötab sõrmejäljelugeja, kiipkaardi- või PIN-koodiga ning registreerib iga objektile tuleva töötaja. Ja neljandaks on ettevõttel võimalik lasta igal töötajal ise sisestada töötunnid ning muud andmed internetikeskkonda. Isikutuvastuseks saab kasutada kasutajatunnust ning parooli.

Begini arendusjuht Mikko Prii sõnul on tarkvara põhimõte selles, et töötajad registreerivad enda objektile saabumise ning lahkumise ja tehtavad tööliigid ehk tükitöö, nende asukoht tuvastatakse ja seega on süsteemi kuritarvitamine välistatud. Kogu andmevahetus toimub reaalajas ja nii omanik, projektijuht kui ka raamatupidaja omab alati ülevaadet reaalselt toimuvast. Objektide, töötajate ja tunnilehtedega seotud info on neile internetikeskkonnas lihtsasti jälgitav ning kasutavasse raamatupidamistarkvarasse eksporditav.

Tema sõnul on mobiilne süsteem viinud aruandluse ja suhtlemise näiteks ehitus- või koristustööliste ning kontori vahelist täiesti uuele tasemele. Kui varem kulus meeletu aeg töötajate töölehtede kontrollimiseks ja palkade käsitsi arvutamiseks, on täna võimalik kõik digitaliseerida ning muuta protsessid iga ettevõtte jaoks mugavamaks, hoides kokku nii aega kui ka raha. Kusjuures tänu internetipõhisusele on töötundide arvestus võimalik ka väljaspool Eestit, sest nutitelefon positsioneerib GPS-i järgi töötaja asukoha.

Begin rakenduste juurutamiseks ei pea tegema investeeringuid, vaid saab seadmeid ja tarkvara kasutada ka soodsa kuutasu alusel.

Parima ülevaate Begini rakenduse tööst saab alljärgnevast videost

Begin tarkvara tutvustus from begin on Vimeo.