BabyBack: tööajaarvestuse tarkvara on tunnitasupõhistes firmades asendamatu abimees

„Kuna meil on palgal 100+ töötajat, kes käivad tööl graafiku alusel ja saavad tunnitasu, oli probleemiks, et sageli unustasid graafikusse planeeritud töötajad oma tööpäeva programmis alustada või lõpetada. See tähendas, et pidime vigade leidmiseks võrdlema planeeritud graafikut ja registreeritud tegelikku tööaega käsitsi,” räägib Männik.

Hakati mõtlema, kuidas probleemi lahendada ja tülikat käsitööd automaatseks muuta. Kuna ettevõte juba kasutas varasemast ajast kassasüsteemi CompuCash, oli loogiline liita lahendusega tööajamoodul CompuAccess. „Nende kahe süsteemi sidumine oli selle võrra lihtsam, et kõik meie töötajad olid CompuCashi andmebaasis juba olemas,” selgitab Männik. Ja kuna töötajate jaoks toimub tööaja registreerimine samamoodi nagu vanasti, ei pidanud selleks neid ümber koolitama.

CompuAccess annab tekkinud vigadest märku automaatselt. Kuna iga kuu on igal töötajal erinevad normtunnid ja inimesed käivad puhkustel või jäävad haigeks, pidi varem iga kord neid muudatusi käsitsi ümber arvutama ja see võis põhjustada vigu. Nüüd arvutab programm normtunnid automaatselt ise välja, välistades inimlikud vead.

Tarkvara juurutusprotsess võttis BabyBack Ribs&BBQ-s aega umbes kuu. „Pealtnäha tundide registreerimises muudatusi pole, kuid samas on see muutnud töö eelkõige lihtsamaks restoranide juhtide jaoks, kes pidid varem töötunde arvutama ja tööaega planeerima paralleelselt Excelis ja CompuCashis,” räägib Männik. „Peamised eelised ongi, et tarkvara aitab välistada inimlikke vigu ja aitab paremini hallata tööaja planeerimise protsessi. Julgeme sama lahendust soovitada igale firmale, kus ei ole töötajatel fikseeritud kuupalk, vaid tunnitasupõhine palgaarvestus.”

CompuAccess on abiks nii töögraafikute koostajale, juhtkonnale kui ka palgaarvestajatele. „Planeeringutega ja tööde jaotusega tegeleva graafikukoostaja töökoormus langeb ja ta saab osa oma tööülesandeid teistele delegeerida. Näiteks läheb oluliselt lihtsamaks vabade päevade soovide haldamine, mida sageli tehakse telefoni ja e-posti teel kirja panna,” selgitab tarkvaraarendusettevõtte Ektaco arendusjuht Marko Kizant. CompuAccessis saavad töötajad ise nutiseadme rakenduses sisestada vaba päeva soovid ning otsustaja saab neid soove graafiku koostamisel arvestada. Seejärel näeb töötaja rakendusest, kas tema soov on aktsepteeritud või tagasi lükatud.

Juhtkonnal võimaldab automaatne tööajaarvestuse lahendus detailselt näha, kas kõik registreeritud töötunnid on väljavõetud või on tekkinud ületunde, nad saavad andmeid analüüsida ning kinnitada mugavalt maksmisele minevaid töötunde. Tõhus kuluarvestus saab alguse teadmistest, mis tähendab andmeid töötajate töötundide, projektiga seotud töötundide ja muu kohta. Lihtsam on oma tööd teha ka palgaarvestajatel, sest CompuAccess arvestab öö- ja päevatundide arvestust kui ka riiklikel pühadel tehtud töötunde, samuti arvutab vastavalt seadusandlusele ning lepingutingimustele puhkuse- ja haiguspäevi.

„Paljud toitlustusasutused ja kauplused kasutavad endiselt töötundide arvestuses Exceli tabeleid, kuigi oleme kogenud, et seal on andmeid pilla-palla ning valitseb sageli kaos. Exceli puudus on ka see, et andmeid saadetakse erinevate kanalite kaudu ja üks inimene peab neid oma töö kõrvalt sisestama,” nendib Kizant. „Mugavam, lihtsam ja läbipaistvam on kasutada kõigil osapooltel ühte konkreetset programmi, kuhu andmed jooksevad automaatselt ja nende ajalugu säilib. Programmi, kuhu on lihtne teha haigestumiste korral töökorralduse muutuseid ning planeerimist saab jagada erinevate osapoolte vahel läbi nutirakenduse, arvuti või saata andmed failiga.”

Väheoluline pole ka tarkvara oskus teha automaatseid arvutusi, arvutades näiteks enne palgaarvestust välja lõunapausidele kulunud aja ja tavatud töötamisajad õhtuti, öösiti või tähtpäevadel. Samuti on võimalik programmis seadistada personaalseid erisusi. Töötundide registreerimine käib läbi kassasüsteemi, eraldi terminali abil või mobiilirakenduse abil. CompuAccessi saab mugavalt liidestada kõigi suuremate palgaarvestusprogrammidega.