5/6 Miks uus e-pood võib raamatupidaja ja firmajuhi hulluks ajada?

- Kuule, kas Sa tead kedagi, kes mulle ühe väikese e-poe teeks? Sellise hästi lihtsa, mis näitab vaid tooteid, no ja maksta peaks ka kohe saama. Rohkem polegi vaja.

- Kuule, vist isegi tean, mul sõbra poja sõber ühe juba tegi. Jube ilus tuli, hästi värviline.

Peale e-poe valmimist, paari kauplemiskuu järel, pani värske poeomaniku raamatupidaja lahkumisavalduse lauale ja omanik ise läks närve ravima.

See on muidugi väljaõeldud vestlus, lihtsustatud ja liialdatud pealakauba, kuid meie kogemuste kohaselt tõstab suurema osa e-poodide raamatupidamisalane võimetus raamatupidaja juuksed püsti küll. Miks?

Ilus e-poe pealiskiht ei taga majandustegevuse sisukat kajastamist

Pahatihti pannakse uue e-poe loomisel kogu aur arutelusse, kas pildid peaksid olema raamiga, nupud punased või rohelised, lingid vasakul või paremal ja font nii- või naasugune. Kindlasti peab e-pood olema kujunduse ja funktsionaalsuse osas ning ka turunduslikult igati tipp-topp – müügikanali efektiivsusesse tuleb investeerida. Kuid olgem ausad – see on vaid pealisehitus. Korralik vundament ehk e-poe raamatupidamis- ja aruandlusvõimekus on see, mille alusel saab teha firma käivet ja kasumit mõjutavaid otsuseid: kuidas toote allahindlus mõjutab müügikatet, kui suured saavad olla toote müügikulud, kui palju kliente on veel võlgu ning millises summas jne. Kuid pahatihti tähendab ettevõtte e-poe ülepeakaela juurutamine küll kulude kokkuhoidu ühes kohas, kuid suuri lisakulutusi raamatupidamises – nii ajas kui rahas.

Millele mõelda enne e-poe tellimist? 3 soovitust

Pärast e-poes tehtud müügitehingut või edukat kauplemispäeva peavad kõik veebipoes toimunud liikumised kajastuma kohe ka laos ja raamatupidamises.

Veelgi parem, kui kogu tehingute info on kohe ka aruandluskõlbulik - raamatupidajale maksuameti jaoks või turundus- ja müügijuhile otsuste tegemiseks. Kui Sa omale e-poodi tellides sellele vajadusele tähelepanu ei pööra, võib juhtuda, et toksite õhtuti koos raamatupidajaga e-poe tehingute koondi alusel andmeid raamatupidamistarkvarasse ümber või impordite sinna andmeid läbi tabelarvutusprogrammi. Kui Su e-pood ja raamatupidamistarkvara on erinevatelt tarnijatelt, siis tavaliselt tähendab see, et keegi peab kümnete ja kümnete kallihinnaliste töötundide jooksul tegema andmete liikumise erinevate tarkvarade vahel kiireks ja õigeaegseks või programmeeritakse juurde erinevaid raamatupidaja jaoks olulisi aruandeid. AccountStudio äritarkvaras on tänu omavahel integreeritud moodulitele võimalik pidevalt jälgida kõikidest kanalitest tehtud tehinguid (müüke, oste) ja nende info on kohe ka aruandluskõlblik.

E-poe edukaks juhtimiseks on Sul vaja teha õigeid otsuseid. Selleks on vaja olulist infot piisaval määral ja õigel ajal.

Kuidas e-poes toote allahindlus mõjutab müügikatet? Kui suured olid toote müügikulud? Kui palju kliente on veel võlgu ja millises summas? Kas ostjad on identifitseeritavad ja seostatavad muid kanaleid kasutavate ostjatega (nn 1000 euro aruande jaoks)? Kas pangaväljavõttel saab laekumised siduda müügitehingutega? Kas tehingute info on jooksvalt konteeritud – sealhulgas ka kauba ja teenuste müügitulud, käibemaksud, võlad jne? Need on vaid mõned küsimused, millele on lihtne vastuseid leida siis, kui Su e-pood on raamatupidamistarkvaraga korralikult integreeritud.

Näide. AccountStudio e-poe ja laomooduli integreeritus tagab alati selge ülevaate kauba liikumisest, laoseisudest ja arvete tasumisest.Laotarkvarasse on integreeritud ka krediidijälgimise moodul, mis võimaldab jälgida võlgasid, sorteerida neid vastavalt võlasummale, lisada võlasumma igale uuele sama kliendi arvele, saata automaatselt kliendile meenutuskirju, valida kirjasaajaid vastavalt võlgnevuse päevadele ja palju muud. Selline funktsionaalsus eeldab e-poodi loovalt tavaliselt veebifirmalt väga häid raamatupidamisalaseid teadmisi, mida neil aga paraku ei ole.

Jamad algavad siis, kui Su e-pood ei tea, mis raamatupidamistarkvara teeb ja vastupidi.

Ilmselt on paljud e-poe pidajad kokku puutunud probleemiga, et e-poes, kassatarkvaras ja raamatupidamistarkvaras on näha erinevad hinnad või laoseisud. Järelikult on andmete liikumisel erinevate tarkvarade vahel tekkinud tõrge. Lihtne tõdemus - tarkvarad, mis on algusest peale loodud koos töötama, teevad seda sujuvamalt ja on töökindlamad kui erinevate tootjate tarkvaradest kombineeritud süsteem. Näide. Kui ühest ettevõttest renditud raamatupidamistarkvaras tehakse versiooniuuendus, siis võid leida end olukorras, et pead laskma teha muudatuse ka teiselt firmalt tellitud e-poes. Või vastupidi – e-poe uuendus võib nõuda uusi arendusi raamatupidamistarkvaras. Kõige hullem, kui üks lepingupartneritest ei suuda ettenähtud aja jooksul vajalikke muudatusi teha ja oled sunnitud oma e-poe päevaks või paariks sulgema. Seega on nii firmajuhi kui raamatupidaja elu oluliselt lihtsam, kui e-poe, lao- ja raamatupidamistarkvara on kõik nö ühest perekonnast, nende hallata ja vastutada. AccountStudio äritarkvarasse e-poe platvormi luues mõtlesime just sellele, et meie meie lähenemine välistaks kliendi jaoks riski, et e-pood nõuab ootamatult lisaaega või -raha või jääb koguni mingi osa tulust üldse saamata.

Lõpetuseks - e-pood on palju enam kui vaid disain, tootekataloog ja konversioonid

Ilma korralike raamatupidamisandmeteta on ettevõte võimetu tegema e-poe majandamist puudutavaid edukaid otsuseid, eriti pikema aja jooksul. Paljud kassa- ja laotarkvarad reklaamivad, et neil on sisseehitatud raamatupidamisalane tugi. Kahjuks ongi paljudel juhtudel tegemist vaid sisseehitatud toega, mitte loomuliku sünergiaga, mis saab tulla vaid põhjalike raamatupidamisalaste teadmiste ühendamisel tarkvaraalaste kogemustega.

Kui Sa ei taha, et Su raamatupidaja avalduse lauale lööb või Sa ise ettevõtte juhina pead tegema närvide turgutamiseks kiirvisiidi mõnda taastusraviasutusse, pööra e-poe tellimisel enam tähelepanu sellele, mis võimaldab Sul õigeid otsuseid teha – äritarkvarale.

Seeria järgmises artiklis tuleb juttu turundusest. Püsige lainel.

 

 

Autor: Eero Käärik, Enno Lepvals