Jaekettide ostudirektorite vastuseta jäänud küsimused

Viimasel ajal on tunda, et enamik ostujuhte on ülekoormatud ning vastuseid mailidele/kõnedele võibki ootama jääda. Kuidas kommenteerite?

Selveri ostudirektor Katrin Riisalu:Puudub konkreetne näide, kas tegu on ikka Selveriga ja kui pikka aeg oli ootamine. Meil on kohustus vastata vähemalt 1 nädalaga, kui ei juhtu olema puhkus või töölähetus. Kõned, mis tulevad lauatelefonile võivad jääda vastamata,  kuna töö eeldab liikumist (koosolekud, kohtumised, kaupluste külastamised jne.) Igapäevaselt saabub keskmiselt 100 e-maili (uued pakkumised, olemasolevad tootjad, kaupluste kirjad jne) kõik soovivad vastuseid kohe, kuid mingi mõistlik aeg peab jääma vastamiseks.

Rimi Eesti ostudirektor Margus Amor: Kategooria- ja ostujuhtide töökoormus jaekaubandussektoris on alati suur ning töö iseloom intensiivne. Sellegipoolest, õigeaegne vastamine ning kokkulepitud tähtaegadest kinnipidamine peab jätkuvalt kuuluma Rimi kategooriajuhtide pädevuse ja professionaalse käitumise paketti.

Prisma Peremarketi kaubandusjuht Teemu Kilpiä: Prisma koostab sortimendi kindlate sortimendiperioodide alusel ja sellest tulenevalt toimub ostujuhtidega suhtlemine peamiselt perioodide vahel. Sortimendiotsustest teavitame tarnijaid järgmise perioodi sortimendi kinnitamise järel.

Maxima Eesti ostuosakonna juhataja Merle Brett-Alveus: Siinjuures oleks kindlasti hea veel täpsem osundus, millist kontakti ei õnnestunud tabada, sest alati on olemas võimalus, et kontaktid on vahetunud. Kindlasti peame märkima, et ostuosakonna töökoormus on periooditi (kevad, jaaniaeg, jõuluperiood) väga kõrge, mistõttu võib tulla ette aegu, mil näiteks e-kirjadele vastamised võivad viibida ja meie telefoninumbrid on neil aegadel sedavõrd hõivatud, et raske on nö löögile pääseda.    

Coop Eesti ostudirektor Oliver Rist: On kiiremaid aegu, mil vastamine võib venida, peale aastavahetust kuni aprillini on reeglina selline aeg. Sel aastal lisandub näiteks alkoholiaktsiisi poliitikast tulenevad lisakohustused (hinnamuudatused, andmete haldamine, läbirääkimised hankijatega, hinnavõrdlused jne). Coop on rakendamas uut sortimendipoliitikat, mis niisamuti nõuab lisaaega.

Kas ostujuhtidel on majasisesed reeglid kui kiiresti vastatakse tarnija küsimustele?

Riisalu: Üleval oli vastus küsimusele.

Amor: Reeglite asemel on pigem head tavad. Küsimusest võib aru saada, et sellega on probleeme, seega ei ole paha mõte need tavad taas üle vaadata!

Kilpiä:Püüame vastata võimalikult kiiresti aga vähemalt 2-3 tööpäeva jooksul.

Brett-Alveus: Üldjoontes esimesel võimalusel, hiljemalt sama nädala jooksul, kuid nagu eelnevalt sai ostujuhtide tööelu kirjeldatud, siis intensiivsetel perioodidel võivad vastused paraku viibida.

Rist: Alati esimesel võimalusel, kuid prioriteetide järjekorras.

Kas tootjatega/hankijatega kohtumised on osa ostujuhi tööst või võib ta kohtumistest keelduda?

Riisalu: Kohtumised on üks osa ostujuhi tööst, kuid tuleb aru saada ka sellest, et iga aeg ei sobi. Näiteks siis, kui on kategooria ülevaatused (kiirem periood), messide külastused jne. Pakkumisi ja uusi tootjaid tuleb igapäevaselt juurde, meil tuleb suhelda eelkõige olemasolevate tootjatega, nemad on prioriteet. Uued on ka tähtsad, kuid selleks lepitakse kohtumise aeg pikema aja vaates kokku. Kui just ei ole pakkumises tooted, mida hetkel me ei vaja, mis on olemas ja vahetuseks pole põhjust. Keskmiselt on ostujuhil 70 tootjat/hankijat kellega suhelda.

Amor:Eelistan alati silmast silma kohtumisi, sest need on heade koostöösuhete aluseks. Kohtumised on kindlasti osa tööst, samas on õigus ka kohtumisest keelduda, kuid kindlasti tuleks seda põhjendada. Reeglina ei ole keeldumise põhjuseks mitte soovimatus kohtuda, vaid mõningaid küsimusi on efektiivsem meili või telefoni teel kokku arutada.

Kohtumise soove on väga palju, sest lisaks olemasolevatele koostööpartneritele soovivad ka kohtuda n-ö uued tulijad, keda on kordades rohkem. Seega aeg seab siin omad piirid ja tuleb seada prioriteete.

Kilpiä: Kohtumised praeguste ja potentsiaalsete tarnijatega toimuvad enamasti sortimendiperioodi vahetuste ajal. Kuna sortimendiperioodi vahetusi toimub pidevalt, keskendume peamiselt järgmiste sortimendiperioodi vahetuste ettevalmistamisega ja sellesse kategooriasse pakkuvate tarnijate kohtumistega.

Brett-Alveus: Kohtumised on osa ostujuhi tööst ja selline vahetu koostöö partneritega on meie edu aluseks. Tööperioodist sõltuvalt võib muidugi ostujuhil olla raskendatud kalendris sobivat aega leida, kuid igal juhul on silmast silma kohtumised osa meie tööst.

Rist: Tootjate ja hankijatega kohtumine on vajaduspõhine, ent kindlasti üks osa ostujuhtide tööst. Kohtumisest keeldumiseks on erinevaid põhjuseid, alustades kasvõi lihtsalt kiirest töögraafikust kuni sortimendikalendri akendeni, st kui antud perioodil ei ole selles kindlas tooterühmas muudatusi plaanis, siis keskendutakse pigem nendele kategooriatele, mis on päevakorras. Samuti võib keeldumise põhjuseks olla ka lihtsalt see, et tootjal ei ole enda nägemust toote sobivusest keti portfelli.

Milliseid lahendusi näete te kliendilehes reklaamimisel seoses peatselt jõustuvate alkoholi reklaami piirangutega, kus hinda kuvada ei lubata enam?

Riisalu: Ei reklaami enam alkoholi lehes.

Amor: Hetkel lahendused puuduvad. Usun, et praktika ja head tavad kujunevad ise paari kuu jooksul välja.

Kilpiä: Prisma tegutseb seaduse järgi – kuna see on kõikidele ühesugune, siis küllap muutuvad ka erinevate jaekettide piirangud selles osas ühesuguseks.   

Brett-Alveus: Kindlasti paneb meid kõnealune seadus senisega võrreldes raskemasse olukorda, kuid tegutseme oma tegevuses kehtivast ja kehtima hakkavast seadusandlusest ja toimetame nende nõuete raames.

Rist: Alkoholi reklaamimist on ajas aina enam reguleeritud. Kindlasti võtab see tarbijate seas harjumist, pigem tehakse otsus edaspidi rohkem kaupluses ning on oluline eristumine seal.

Miks on uute toodete sortimenti saamine nii keerukaks tehtud ja võimalik vaid kord aastas läbi akna?

Riisalu: See on süsteem, mis kergendab kõikide töid ja tegemisi (sh tootja/jaekaupmehe/kaupluse/kliendi oma). Me ei saa vahetada sortimenti iga kord kui keegi toob turule uue toote. Klient ei eelda iga päev uut valikut vaid eeldab endale sobivate toodete olemasolu. Me peame igapäevaselt suhtlema üle 500 tootja /hankijaga ja tegema õigeid otsuseid mis sobivad kõigile. Kui on hea toode siis saab ta ka sortimenti lisatud „akna väliselt“.

Amor:Eks neid aknaid ole veidi rohkem kui üks, olenevalt kategooriast ca 2-4. Iga sortimenti muudatus toob kaasa väga palju tegevusi erinevatele osapoolte – läbirääkimised, lepingu ja hinnakirja allkirjastamine, tarnemudel kokkuleppimine, tooteandmete edastamine süsteemi, muudatused planogrammides ja väljapanekutes jne. Jaekettide sortimendis on kümneid tuhandeid tooteid, seetõttu ei ole mõistlik kategooria arendamisega tegeleda 360 päeva aastas, vaid selleks on kokkulepitud kindlad perioodid. Akende ajal tehakse seda põhjalikult ja hinnatakse kategooria tulemusi ja sortimenti tervikvaates.

Kilpiä: Prisma teeb tarnijatega kokkuleppeid vastavalt sortimendiperioodidele, pakkumised tuleb saata ostujuhile vastavalt nendele aegadele. Prisma toidukaupades on keskmiselt 2-3 sortimendiperioodi aastas ja nende täpseid aegu saab näha meie kodulehelt.

Brett-Alveus: Kui näeme, et võimalik uus toode sortimendis looks kliendivaates atraktiivsust ja sel on väga hea fookusgrupp, tulevikuvisioon koos arendus- ja turundusplaaniga, siis ei ole küsimust sortimenti saamises.  

Rist: Meil on süsteem piisavalt paindlik, ei ole kord aastas. Huvitava toote korral oleme teeme erakorralisi sortimendimuudatusi ning lisame kampaaniasse.

Millele lähtudes kehtestatakse kõrged kampaaniatasud ning kuidas jaeketid garanteerivad tootjatele kampaania kasumlikkuse või vähemalt kuludega nulli tulemise?

Riisalu: Kampaania aitab hoogustada müüke antud tootele, kui toode ei müü kampaanias hästi ei pruugi ta ka tavariiulis hiljem enam müüa. Kampaaniatasud on kõigile võrdsed ja näevad ette ka töömahu kasvu igas tegevuspunktis.

Jaekett ei saa garanteerida tootjale kasumlikkust, kui toode müüb kehvasti. Meie oleme pigem tootja toodete vahendaja rollis ja kui toode on kehv, tuleb see toode tootjal müügilt eemaldada. Tootja ei saa eeldada toote sisse müügil, et nüüd on tema töö sellega tehtud. Toodet tuleb turundada erineval moel, kogu toote elutsükli jooksul.

Amor: Kampaaniatasude kehtestamisel lähtutakse nii otsestest kuludest, näiteks teleklipi ja kliendilehe reaalne kulu, hinnasiltide vahetusest ning reklaammaterjalidest tekkinud kulu , kui ka potentsiaalsest müügitulust, mis tänu eelisväljapanekutele tekib.

Kindlasti on igal jaeketil oma strateegiline kampaania hinnastamine ning siin on nii „kõrgel“ kui „madalal“ kampaaniatasul oma plussid ja miinused. Rimi on ka pea ainuke jaekett, kes ei tagasta kampaaniast tekkinud jääke.

Kuna kampaania on ainult vahend kogutulemuse juhtimisel, siis me kindlasti ei saa garanteerida iga üksiku kampaania kasumlikkust. Igal üksikul kampaanial on oma eesmärk, müüa mahtu ja „osta“ turuosa, tutvustada uut toodet, toetada kaubamärki, toetada kategooriat jne. Soovitan kõigil koostööpartneritel mitte kinni jääda iga üksiku kampaania tulemusse, vaid vaadata pikemaajalist tervikpilti. Kindlasti on üks valik ka kampaaniat mitte teha ja leppida sellest tulenevate riskidega.

Kilpiä: Prisma keskendub tulevikus rohkem soodsatele püsihindadele ja loodetavasti väheneb tulevikus mure kampaaniate tasuvuse osas.

Brett-Alveus: Tuleb mõista, et äri iseenesest on risk, milles ei saa tugeva enesekindlusega ei kasumlikkust ega kuludega nulli jõudmist garanteerida mitte keegi. Tootja peab nägema suurt pilti, millises tootesegmendis ta tegutseb, kuidas oma toode sihtrühmas vajalikuks teha, seda esile tõsta ja eristuma panna, kuid selge on see, et toote sisse töötamine on kulukas. Meie kui kauplejad tegeleme nagu tootjadki vaid tulemuste prognoosimisega ja kampaaniatasud on rakendatud ennekõike hankijatega riskide jagamiseks kui selleks, et kampaaniale kui lisategevusele minevad kulud saaksid kaetud.   

Rist: Kampaaniatooteid valitakse kampaaniatesse eelnevate analüüside alusel. Tasud on määratud vastavalt turuolukorrale ning kuludele. Analüüsidest lähtuvalt on selge, millised tooted oma eesmärgi kampaanias täidavad ning need, mis piisavat tulemust ei tee, jäävad kampaaniast välja, sest kuludega nulli jäämine nii meie endi kui ka tootja/tarnija seisukohalt ei ole eesmärk.

Kuidas suhtute analoogtoote hinnakampaaniasse samas ketis samal ajal?

Riisalu: Kuidas suhtute samade toodete hinnakampaaniatesse samal ajal erinevas ketis?

Amor: Suures pildis ei suhtu hästi, sest see tekitab kannibalisatsiooni. Siin on ka mõned teadlikud harvad erandid,  sest mõnikord on hea võrrelda kahe samaväärse toote kampaania edukust samal perioodil.

Kuna Rimi ei tagasta kampaania jääke, vaid realiseerib need oma kauplustes ise, siis võib juhtuda seda, et eelmise perioodi jääk on jätkuvalt soodushinnaga samaaegselt algava kampaania analoogtootega.Meie jaoks ei ole see kaugeltki soovitud olukord ja püüame seda läbi parema planeerimise ennetada.

Kilpiä: Prisma eesmärgiks on pakkuda püsivalt soodsaid hindu. Samas kategoorias mitme erineva toote hinnakampaania on tõesti erand –  tulevikus loodame, et iga klient saab alati endale sobivad tooted püsivalt hea hinnaga.

Brett-Alveus: Siin peab olema hea põhjendus, miks see nii on juhtunud. Kindlasti ei ole see taotluslik, siin võib olla erinevaid hüpoteetilised näiteid nagu eelnev kampaaniakaup ei ole ära liikunud ja uus on juba hinnakampaaniasse jõudnud.

Rist: Pigem katsume selliseid olukordi vältida, sest tooted võivad üksteise müüke mõjutada.

Miks tootjatel ei ole lubatud planogrammi osas sõna võtta?

Riisalu: Planogramm on jaeketi töövahend paremini oma tööd organiseerida erinevates oma keti kauplustes ühel ja samal ajal. Meie ei sekku sellesse, kuhu hankijad oma tooteid sisse müüvad.

Amor:Hinna- ja pinnajuhtimist hoiame kindlalt oma kätes. Objektiivseid ja väärtust loovaid sisendeid oleme ka arvesse võtnud, kuid reeglina on ettepanekud väga enda pakutud toote kesksed. Samuti ei soovita arvesse võtta Rimi omamärgitoodete strateegilist rolli. Samas, oleme suuremate koostööprojektide raames teinud koostööd ning tulemustega rahule jäänud.

Kilpiä:Prisma koostab planogrammid lähtuvalt oma klientide soovidest – aluseks on keti oma müügi-informatsioon. Eesmärk on täita klientide ootuseid, tarnijatel ei ole sõnaõigust planogrammide osas.

Brett-Alveus: Kuna Maxima tegutseb viiel erineval turul (Eesti, Läti, Leedu, Bulgaaria ja Poola), siis lähtume sisemistest väljakujunenud standarditest. Peame jälgima, et nii Baltikumis ja Bulgaarias, Poolas hoiaksime klientidele äratuntavat väljanägemist. Loomulikult võtame kuulda tarbijate tähelepanekuid, kuid lõpliku otsuse langetavad alati meie spetsialistid, nii planogrammi kui kategooriajuhid ja võttes arvesse meie rahvusvahelist standardit. 

Rist: Planogrammide ning kaupluste sisu ja paigutuse eest vastutavad kaupluse omanikud. Kindlasti võetakse tootjate uuringuid ja tagasisidet arvesse, ent kaubandusketil on oma prioriteedid ja alused, mille põhjal planogrammid kokku pannakse.

Kui tarneaugust kannatavad nii jaekett kui ka tootja, siis miks saavad tootjad lisakaristusena ka trahvid?

Riisalu: Tuleb lugeda lepingut. Kui  lepingus on kirjas, et tarneprobleemide korral tuleb jaeketti ette teavitada, siis tehke seda. Jaeketi lisakaristus on samuti kaotatud klient, kelle tagasivõitmiseks tuleb turunduskulusid suurendada.

Amor: Trahvi saamine ja selle suurus sõltub ennekõike ikkagi selle põhjustest. Tänase koostöö ja lepingu raames on piisavalt võimalusi, et trahve vältida.

Kilpiä: Toodete saadavus lepitakse kokku alati terve sortimendiperioodiks. Kui tarnija sortimendi koostamise käigus annab eksitavad informatsiooni saadavuse osas, on loomulikult see kokkuleppest mittekinnihoidmine.

Brett-Alveus: Kui me oleme võimaldanud koha konkreetsele riiulipinnale, siis kaupleja eeldab, et toode jõuab temani. Kaupluses näha tühje riiulipindasid teeb ennekõike kaupluse külastaja meele mõruks ja otsus tühjade riiulitega kauplust mitte enam külastada on ostjal kiire tulema. Sestap ei seisne kauplejale tühjast riiulist tulenev kadu ainult saamata jäänud käibes, vaid mõju on laiem – kannatab usaldusväärsus ja jaeketi maine. Kohustuste täitmiseks võidakse rakendada meetmena rahalist trahvi. 

Rist: Sellises olukorras kannavad mõlemad pooled kahju, millena saab käsitleda ka saamata jäänud tulu. Igat kaasust käsitletakse muidugi individuaalselt. Kaubaaugud mõjutavad jaeketi mainet, st tarbija silmis on süüdi ikka ja alati jaekett.

Kas jaeketid saaksid müügiinfot edastada tootjale kiiremini või tootja saaks ise vaadata kuidas müük kuskil edeneb jaketi piires? Uudsed tarkvara lahendused?

Riisalu: Kui kiiresti on kiiresti. Ei puuduta vist Selverit.

Amor: Rimi pakub müügiraporti jagamise teenust oma koostööpartneritele.

Kilpiä:Müügistatistika puudutava info jagamine on lepitud kokku iga tarnijaga eraldi.

Brett-Alveus:Võime selleni tulevikus jõuda ja kindlasti tulevad siis uudsed tarkvara lahendused appi. Hetkes jälgimine muutub juba täpsemaks. 

Rist: Läheneme sellele vajaduspõhiselt.

Kuidas saab garanteerida, et tellitud kogus ei jätaks ükshetk riiuleid tühjaks?

Riisalu: Seda ongi raske garanteerida. Kui me teaksime täpselt mitu klienti sel päeval poodi tuleb konkreetselt seda toodet ostma, oleks see lihtne.  Iga päev vaatame eelmise päeva, nädala müüke ja eeldame, et see kogus, mis saab tellitud on piisav. Kuid elu on teine. Kui on liiga suured varud on ka suured maha kandmise kulud, mille kulu kannab jaekett, mitte tootja. Meil on igapäevaselt tellida keskmiselt 8000 erinevat toodet, väga täpselt neid prognoosida on võimatu, seepärast on sortimendis ka analoogtooteid , et klient ei jääks ilma.

Amor:Kindlasti on võimalik seda ka garanteerida, soetades ebamõistlikult suured kaubavarud, kuid see on meeletult kallis garantii. Jätkuvalt püüame koostöös prognoosida optimaalseid koguseid, võttes arvesse väga suurt hulka erinevaid muutujaid, mis mõjutavad kauba liikumiskiirust.

Kilpiä: Tellimus-tarnegraafikust täpne kinni hoidmine, tellimuse alusel olevate andmete kvaliteedi kindlustamine ja tarkvarade õige kasutamine.

Brett-Alveus: See on meie valdkonna pidev õpi- ja arengukoht, et jõuda parima tulemuseni.

Rist: Siin mängib olulist rolli analüüs, eelnev kogemus ning koguste planeerimine

LISAKÜSIMUSED:

Kas Prisma on teinud ka turuuuringut, et kui palju protsendiliselt neid kliente on, kes vajavad BIO, vegan jne vähemuste vajadustele vajaminevaid tooteid?

Kilpiä: Analüüsi on tehtud oma müügistatistika põhjal. Ka meie näeme, et järjest enam on kliente, kes rikastavad oma toidulauda osaliselt vegani, bio ja teiste spetstoodetega.  

Millal teeb Prisma esimese sammu ristmüügi (cross-selling) ja erilahenduste poole?

Kilpiä: Hetkel konkreetseid plaane pole – jätame pigem erinevate toodete ostuotsuse kliendile ja ei sunni peale erinevate cross-selling lahenduste kaudu.

Kas Rimil on tarnijatelt küsitavad trahvid äriplaani sisse kirjutatud?

Amor:Ei ole. Oleksin väga õnnelik, kui aasta lõpus oleks trahvisumma „null“. Olen kindel, et trahvide ennetamisel oleks positiivne mõju nii kliendile, Rimile kui ka meie koostööpartneritele.

Kuidas töötab Rimi pan baltic harmoniseerimine?

Amor: Töötab väga hästi. Oleme suure osa sortimendist koostöös üle vaadanud ja palju ebaefektiivsust kõrvaldanud. Samuti on parem ülevaade koostööpartneritest ja nende võimekusest olla Rimi Baltikumi ülene tarnija.

See on olnud aeganõudev protsess ja siinkohal soovin tänada kõiki koostööpartnereid, kes meiega selle tee läbi käivad. Paljude Eesti koostööpartnerite sortiment laienes seeläbi ka Läti ja Leedu Rimidesse.

Nüüd liigume projektipõhisest koostööst taas igapäevasesse koostöö mudelisse ja usun, et tehtud otsustest võidavad kõik osapooled.

Kuidas saada kampaaniaid Coopi?

Rist: Pakkuda häid ja huvitavaid tooted atraktiivse hinnaga.