E-arved kaubanduses – kuidas vältida läbikukkumist?

Enamus Baltikumi jaekette on üle minemas elektroonilisele andmevahetusele ehk EDI kasutamisele ning aina enam soovitakse saata tarnijatele EDI tellimusi ja võtta vastu tarnijatelt EDI arveid (e-arveid).

E-arvetele üle minemiseks on palju pooltargumente: kiiremad protsessid, vähem vigu, kulude kokkuhoid, vähem tarneauke ehk suurem käive jne. Tekib küsimus, miks seda pole juba ammu ja suuremahuliselt ära tehtud. Kümme aastat tagasi ennustati kogu maailmas, et juba lähiaastatel asendub paber kaubandustehingutes suures osas EDI-dokumentidega. Seda pole aga tänaseks juhtunud, sest hinnanguliselt vaid viis protsenti dokumente on hetkel elektroonilised.

Kas õnnestunud projektiks piisab tehnilisest valmisolekust ja juhtkonna soovist?

Mitmed jaeketid on võtnud eesmärgiks minna üle e-arvetele ning seadnud endale ka projekti tähtajad, näiteks soovides aastaga umbes 80% ulatuses minna üle e-arvetele. Projekti elluviimiseks on esiteks investeeritud oma infosüsteemi arendamisesse, et see suudaks e-arveid töödelda. Teiseks on äripartneritele (hankijatele) välja saadetud teated “Alates 1. jaanuarist 2013. aastal soovime teilt saada paberarvete asemel e-arveid”. Vahel kasutatakse "soovime" asemel "nõuame", kuid tulemused on olnud  pettumusttekitavad ja kaugel 80% eesmärgist.

"It takes two to e-invoice", on viimase Euroopa e-arvete keskkonna uudiskirja üks pealkirjadest. Paralleel on siin muidugi tuntud väljendiga “It takes two to tango”—tango tantsimiseks on vaja kahte partnerit. See tähendab seda, et e-arveid ei saa saata, kui Sinu partnerid ei suuda või ei taha neid vastu võtta. Samamoodi ei saa e-arveid vastu võtta, kui Sinu partnerid neid välja saata ei suuda või ei taha. Isegi kui Sinu IT süsteem on valmis ja juhtkond seda soovib.

Mida siis veel vaja on?

Vaja on head plaani äripartnerite kaasamiseks – nö onboarding’uks. Mis motiveeriks neid Sinu e-arvete plaaniga kaasa minema—on see pigem meelitus või ähvardus? Või selgitus, kuidas projektist on kasu ka neile? Kuidas, millal ja mida kommunikeerida? Ja mida teha nende partneritega, kellel pole tehnilist võimekust EDI arvete saatmiseks?

Tule kuula 20. märtsi toimuval seminaril „Kuidas IT lahendused kaubanduses raha teenima panna“ pikemalt Baltikumi kogemuse põhjal, millistest vigadest tasub e-arve projektides hoiduda ja millised tegevused on hädatarvilikud, et e-arvete juurutamise projekt õnnestuks.

Autor: Hele Hammer