StaffLogic Puhkused asendab tülika puudumiste haldusprotsessi efektiivsuse ja läbipaistvusega

Geete Haljas, StaffLogicu tootejuht, selgitas, et kuna StaffLogicu põhirakendus on suunatud suurtele, graafiku alusel töötavatele ettevõtetele, oli vaja luua midagi, mis vastaks väiksemate ja keskmise suurusega ettevõtete vajadustele. „StaffLogicu põhitoode keskendub terviklikult töögraafikute planeerimisele ja haldamisele,” selgitab Haljas. „Oleme uhked, et Eestis on meie rakenduses koostatud iga viies graafiku alusel töötava inimese töögraafik. On suur rõõm olla klientidele kindel partner, toetades neid strateegiliste eesmärkide saavutamisel läbi efektiivsema tööjõu planeerimise."

Haljas selgitas, et töögraafikute loomine on palju komplekssem kui lihtsalt töötajate teavitamine planeeritud tööaegadest, nii et need vastavad seadusandlikele nõuetele ja töölepingus kokkulepitule. „Viimase 13 aasta jooksul oleme loonud Baltikumi suurettevõtetele süsteemse ja professionaalse lahenduse kogu töögraafiku temaatika haldamiseks, käsitledes sealhulgas puudumiste haldust ja töötajate iseteenindust. Nüüd soovime neid mugavaid ja innovaatilisi lahendusi laiemale üldsusele pakkuda kiiresti juurutatava veebipõhise toote näol. StaffLogic Puhkused sündis nii ettevõtte enda vajadusest kui ka kogemusest,” rääkis Haljas.

StaffLogicu arenduste juht Alo Hallmägi kirjeldab, et e-posti, telefonikõnede ja Exceli vahendusel oli väga tüütu oma puhkuseid planeerida ja hallata. „Vana hea probleem, et ise oleme kingsepad, kellel kingi ei olnud. Suurte ettevõtete jaoks olime me selle temaatika StaffLogicu põhirakendusega ära lahendanud. Samuti tundsin mina juhina vajadust graafilise ülevaate järele, kes millal puhkavad. StaffLogic lahendab ka selle probleemi, pakkudes selget visuaalset ülevaadet puudujatest,” räägib Haljas StaffLogicu kasulikkusest.

Hallmägi lisab, et kui põhirakendus on sektorite ülene ja sellega keskendutakse põhiliselt suurtklientidele, siis StaffLogic Puhkused muudab puhkuste haldamise lihtsamaks ja efektiivsemaks, pakkudes standardiseeritud ja ühtset süsteemi, mis sobib suurepäraselt ka väikestele ja keskmistele ettevõtetele. See vähendab vajadust erinevate kanalite kaudu suhelda, aitab vältida informatsiooni kaotsiminekut või hilinemist ning vähendab halduskoormust.

Haljas toob välja, et töölepinguseaduse järgi tuleb töötajatele mitte ainult põhipuhkust, vaid ka õppepuhkusi, lapsepuhkusi ja muud tüüpi puhkuseid, sealhulgas haiguspäevi, võimaldada. Kuupäevade ja nende muudatuste ja tühistamiste täpne haldamine on oluline, kuna see mõjutab hiljem töötasude arvestamist. Puhkuste ajakava koostamisel on palju nüansse ning eriti keeruliseks võib olukorda kujuneda, kui töötajad soovivad hiljem kuupäevi muuta. StaffLogic Puhkused süsteem võimaldab jooksvalt lisada ja muuta kandeid ning säilitada täielikku ülevaadet puhkuste ja töötajate soovide kohta. Juhtidel on selge ülevaade esialgsetest soovidest ja muutustest, mis on ka tarkvaraliselt dokumenteeritud.

„Kasutajate käitumise pealt näeme, et inimesed võivad tihti päris muutliku meelega olla ja ajas esitada mitu erinevat puhkusepäevade muudatussoovi. Oma rakenduses oleme kõik tarkvaraliselt ära lahendanud, et juhil oleks selge pilt, mis oli töötaja esialgne soov ja mis see viimane soov on,“ räägib Haljas.

StaffLogic Puhkuste süsteemi kasutusele võtmine on lihtne. Peakasutaja saab registreerida ettevõttele konto meie kodulehel www.stafflogic.ee. Peale registreerimist saadetakse edasised juhised peakasutaja e-posti aadressile. Registreerimise järel on peakasutajal võimalik kerge vaevaga läbi juhendatud protsessi sisestada algandmeid ning süsteem on ettevõtte jaoks kasutusvalmis juba paari tunni pärast.

StaffLogic Puhkused on ka töötajate jaoks kasutajasõbralik. Töötajatel on võimalus mugavalt erinevatest seadmetest esitada puhkuseavaldusi ja informeerida haiguslehtedest. Peale töötajapoolset avalduse esitamist saadetakse juhile automaatselt teavituskiri koos lingiga rakendusse, et kinnitada või lükata tagasi töötaja puudumine.

Samas, süsteemi taustal, teostab StaffLogic Puhkused kõik vajalikud kontrollid. See hõlmab avalduste lubamist vaid peakasutaja poolt määratud perioodidele, puhkusejäägi piisavuse kontrollimist ja asendaja määramise võimalust. See tagab, et kõik protsessid toimuvad sujuvalt ja täielikus kooskõlas ettevõtte eeskirjadega.

StaffLogic Puhkused muudab erinevate osakondade töö lihtsamaks. Näiteks personaliosakonnas elimineeritakse rutiinsed andmete kontrollid, topeltsisestused ja vastused puhkusejääkide päringutele. Juhi puudumisel suunatakse esitatud avalduse teavitus- ja kinnitusvoog tema asendajale. "StaffLogic võimaldab ettevõtetel kohandada rakenduse reegleid vastavalt oma vajadustele," selgitab tootejuht. "See hõlmab näiteks spetsiifiliste perioodide määramist, mil üle 14päevase puhkuse planeerimine pole lubatud, tagamaks võrdne jaotus, näiteks suvepuhkuse perioodil."

Läbipaistvus puudumiste osas loob suurema efektiivsuse ettevõtetes. StaffLogic Puhkused süsteem võimaldab töötajatel hõlpsasti ligi pääseda kogu neile vajalikule teabele, nagu kolleegide puudumised ja asendused või isiklikud puhkusejäägid, vähendades seeläbi tarbetut suhtlust ja uurimist.

„Rakenduse abil näevad töötajad ka teiste töötajate puudumisi, kuigi mitte puudumise põhjust, mis on vajalik ainult töötajale, juhile ja raamatupidajale,” selgitab Haljas. Tänu süsteemi loogikale väheneb vajadus rutiinsete järelkontrollide jaoks ja andmeid ei pea enam käsitsi konsolideerima.

StaffLogicus on kõik puudumistega seotud tegevused – alates algsetest taotlustest kuni muudatuste ja tühistamisteni, koondatud ühte keskkonda – see on kasutajasõbralik veebipõhine portaal, mis on ligipääsetav erinevatelt seadmetelt – mobiiltelefonidest ja tahvelarvutitest kuni arvutiteni.

StaffLogic Puhkused süsteemi on võimalik 2023. aasta lõpuni tasuta proovida. Täpsemat teavet toote kohta leiab veebilehelt www.stafflogic.ee.